بررسی انواع اسناد رسمی + نکات اساسی

سند یک نوشته رسمی است که جزئیات یا اطلاعات خاصی را تأیید یا ثبت می‌کند. در حقوق ملکی، سند ممکن است به عنوان اثبات مالکیت یا انتقال مالکیت برای اموال مانند خانه، زمین یا وسایل دیگر مورد استفاده قرار گیرد . سند در فرآیندهای حقوقی و تجاری نیز بسیار مهم است و به اثبات وضعیت یا اطلاعات مربوطه کمک می‌کند؛ این ممکن است شامل عناصری مانند امضاها، تاریخ، تفصیلات اموال، و شرایط قرارداد باشد.

سند رسمی

در حاشیه تبصره ۱۲۴۸ قانون مدنی، سند به عنوان هر نوشته‌ای تعریف شده که در امور حقوقی به‌عنوان دلیل یا شواهد استفاده می‌شود. این تعریف با بهره‌گیری از واژه‌نامه فارسی توسعه یافته و سند را به‌عنوان نوشته‌ای که تعهد یا بدهی را مشخص کند یا یک موضوع را ثابت کند، توضیح داده است.

توضیحات دقیق‌تر در ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی آمده که اسناد رسمی ،اسنادی هستند که در اداره‌های ثبت اسناد و املاک یا دفاتر اسناد رسمی یا حتی نزد سایر مقامات رسمی، با رعایت صلاحیت و مقررات قانونی منظم شده‌اند.

ماده ۱۲۸۹ قانون مدنی تعریفی از سند عادی ارائه داده که از اسناد رسمی متمایز است. بر‌اساس این تعریف، سند عادی هر نوع نوشته‌ای است که خارج از محدوده اسناد رسمی، با رعایت مقررات قانونی تهیه می‌شود.

سند مشاع

در حقوق ایران، سند مشاع به عنوان یک نوع اسناد رسمی شناخته می‌شود که معمولاً زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرد که یک ملک چندین مالک دارد. این اصطلاح از واژه “شریک” گرفته شده و به کار می‌رود تا تاکید شود که چندین شخص در ملک مشترک هستند. در واقع، سند مشاع به یک سند رسمی اطلاق می‌شود که حقوق مالکیت متعددی را بین افراد مشترک تقسیم کرده است.

هر یک از مالکان می‌توانند قسمت مشخصی از ملک را به نام خود ثبت کنند و این اطلاعات در یک سند رسمی ثبت می‌شود. به عبارت دیگر، ملک مشاع به معنایی است که تمامی مالکان در تمام اموال مشترک هستند. این امر باعث پیچیدگی بیشتری در فرآیند خرید و فروش ملک می‌شود. بنابراین، پیشنهاد می‌شود که پیش از هر ترتیب حقوقی، تحقیقات دقیقی در زمینه‌ی ملک مشاع انجام شود.

تعریف سند مشاع:

سند ملکی است که چندین مالک در آن ملک مشترک هستند و هر یک از مالکان قسمت مشخصی از ملک را به نام خود کرده اند.

سند 6 دنگ

سند ملکی شش دانگ یکی از اسناد رسمی محسوب می‌شود که به طور کامل به یک فرد تعلق دارد و جزء معتبرترین اسناد ملکی در ایران به شمار می‌آید. واژه “شش دانگ” به معنای شش جهت است، به این معنا که جهت‌های شمال، جنوب، شرق، غرب، بالا و پایین ملک به دقت مشخص شده‌اند.

استفاده از عبارات “بالا” و “پایین” ارتباط مالکیت تام فرد صاحب سند را با ملک نشان می‌دهد. این نوع سند، در مقایسه با دیگر انواع سند های رسمی، به مسائل حقوقی کمتری ارتباط دارد.

تعریف سند 6 دنگ:

به معنای شش جهت از شمال، جنوب، شرق، غرب، بالا و پایین میباشد

سند مفروز

در حالت مفروز، اصطلاحی است که برخلاف “مشاع” به کار می‌رود و به جداکردن سهم شخصی در یک زمین مشاع اشاره دارد. به عبارت دیگر، اگر چند نفر به عنوان شرکاء یک سند مشاع را داشته باشند، هر کدام از این افراد می‌توانند تصمیم به جداکردن و ساخت و ساز بر روی سهم خود بگیرند. سند مفروز، از جمله پیچیده‌ترین اسناد ملکی در ایران به حساب می‌آید.

سند منگوله دار

سند تاییدشده یا “سند اعتباری” یکی از انواع سند های ملکی است که با استفاده از یک نخ و مهر پلمپ تایید و تصدیق می‌شود. این سند، با نشان قطعی از سوی اداره ثبت اسناد مهر و پلمپ می‌شود و این اقدام به معنای تایید قانونی صحت و معتبر بودن آن می‌باشد.

با وجود این ویژگی‌های امنیتی، سند تاییدشده به مالک اطمینان می‌دهد که مالکیت او بر روی ملک به‌طور قطعی تأیید شده و هیچ تردیدی در مسائل حقوقی نیست. این نوع اسناد ملکی، یکی از مدارک با اعتبار و اعتماد در حوزه حقوق ملکی است.

سند تک برگ

در دسته‌بندی اسناد ملکی، سند تک برگ به عنوان یک فرآیند جدید و نوین توسط مقامات رسمی کشور طراحی و تصویب شده است. این نوع سند، در مقابل روش‌های سنتی که از دفترچه‌های چند صفحه‌ای استفاده می‌کردند، به صورت الکترونیکی با بهره‌گیری از ابزارهای کامپیوتری تهیه می‌شود.

هر سند تک برگی به نام یک فرد خاص صادر می‌شود و در صورت انتقال ملک، یک سند جدید برای خریدار ایجاد می‌شود. در این سند، جزئیات دقیق و نقشه‌کشی ساختمان به دقت ثبت می‌شود. از مزایای این سیستم می‌توان به سهولت در خواندن و اصالت سند اشاره کرد.

با اینکه از این نوع سند ملکی در مقایسه با سند‌های قدیمی چند صفحه‌ای ساده‌تر است، اما به دلیل ساختار تک برگی، نگه‌داری و مدیریت آن نیز بهبود یافته و آسان‌تر شده است. این تغییرات باعث بهبود کیفیت و کارایی در حوزه معاملات املاک می‌شود.

تفاوت سند تک برگ با سندها قدیمی:

این سند دارای 1 برگ به صورت الکترونیکی و با ابزارهای کامپیوتری است

سند وقفی

سند وقفی یک نوع اسناد رسمی است که در آن، مالکان ملک یا زمین خود را به عنوان وقف اختصاص می‌دهند و اداره اوقاف این املاک را به مدت ۹۹ سال به دیگران انتقال می‌دهد و از اجاره آن‌ها بهره‌مند می‌شود.

طبق قوانین و اصول حقوقی، هرگونه خرید و فروش اموال وقفی بدون هماهنگی و اجازه اداره اوقاف غیرمجاز و تخلف محسوب می‌شود.

فردی که با اجازه اداره اوقاف اقدام به احداث ملک وقفی می‌نماید، تنها می‌تواند برای استفاده شخصی خود از سند درخواست نماید. این نوع املاک معمولاً به عنوان منابع تامین مالی برای اهداف خیراتی و اجتماعی استفاده می‌شود.

تعریف سند وقفی:

زمانی که مالکی ملک خود را وقف میکند اداره اوقاف این ملک را به مدت99 سال به دیگران انتقال میدهد

سند المثنی

در صورت از دست رفتن سند رسمی ملک به دلایل گوناگون مثل سرقت، آتش‌سوزی یا سیل، مالک ملک موظف است با حاکمیت مدارک لازم، درخواست صدور سند رسمی المثنی را ارائه نماید.

این روند از مراحل مختلفی عبور می‌کند، اما در نهایت با تکمیل آن، سند رسمی المثنی به نام مالک جدید صادر خواهد شد. این اقدام اهمیت زیادی در حفاظت از حقوق مالکیت و تضمین تملک ملک برای مالکان دارد.

سند ملکی عرصه و اعیان

نام این سند برای جویندگان خرید مسکن در تهران یا شهرهای پرجمعیت آشنا است. به دلیل اینکه در این شهرها بیشتر مسکن به شکل آپارتمانی وجود دارد که دارای سهمیه عرصه و اعیان مشخصی هستند.

آپارتمان‌ها با توجه به متراژ مشخصی بر روی عرصه‌هایی ساخته می‌شوند. سند عرصه متعلق به زمین است که آپارتمان بر روی آن ساخته می‌شود، و سند اعیان به سند ملکی از واحدهای مسکونی مرتبط است که بر روی آن زمین ساخته می‌شوند.

تقسیم سهم هر مالک از عرصه به متراژ اعیان آن‌ها وابسته است و می‌توان با درخواست از شهرداری و نهادهای مرتبط، سهم خود را از عرصه مشخص کرد.

این مسئله به اهمیت خود می‌رسد زمانی که ملک به ارث برسد یا مالکان ساختمان قصد دارند عرصه را تخریب و با شرایط جدید مجدداً ساخت کنند.

تفاوت سند ملکی عرصه و اعیان:

در ملک های آپارتمانی به سند زمین سند عرصه و به سند واحد آپارتمانی سند اعیان گویند

سند ورثه ای

یک نمونه دیگر از اسناد معمول در کشور، سند وراثتی است. پس از درگذشت فرد مالک، دارایی‌های او به ورثه‌ها منتقل می‌شود. وراث می‌توانند با ارائه مدارک مربوطه به دفاتر ثبت املاک، درخواست صدور سند مالکیت را ثبت کنند.

در این فرآیند، ارائه مدارکی همچون درخواست صدور سند مالکیت، گواهی حصر وراثت، فرم مالیاتی ۱۹ و سند اصلی مالکیت وراثتی ضروری است. این مدارک با هدف انجام مراحل لازم برای صدور سند مالکیت به نام ورثه‌ها ارائه می‌شود.

مدارک لازم برای دریافت سند ورثه ای:

درخواست صدور سند مالکیت، گواهی حصر وراثت، فرم مالیاتی ۱۹ و سند اصلی مالکیت وراثتی

سند قولنامه ای

سند قولنامه‌ای یا مبایعه‌نامه، به صورت دست‌نوشته توسط خریدار و فروشنده تهیه می‌شود و حاوی جزئیات تعهدات معامله اعم از قیمت، شرایط پرداخت، مهلت انتقال مالکیت و هشدارهاست. این سند، اگرچه ارزش قانونی نسبت به سند قطعی کمتر دارد، اما از نظر شرعی و قانونی اعتبار دارد و به عنوان اثبات تعهدات در دعاوی حقوقی مورد استفاده قرار می‌گیرد. توصیه می‌شود در تدوین و بررسی این سند، به مشاوره یک حقوقدان متخصص ملکی روی آورد و مراحل پیش معامله را با دقت شروع نمایید.

سند تفکیکی

به عنوان یک اصطلاح، اسناد تفکیکی به ملکی اشاره دارند که بین چند نفر به اشتراک گذاشته شده است و هر فرد دارای یک سند جداگانه برای قسمت خود از ملک می‌باشد. این اسناد به عنوان سند تقسیم شده نیز شناخته می‌شوند و معمولاً به منظور رفع ابهامات حقوقی و مالی در ملک‌هایی با مالکیت مشترک صادر می‌شوند. این اسناد نقش مهمی در تعیین حقوق و تعهدات هر مالک در قبال قسمت مخصوص به خود در ملک دارند.

سند وکالتی

سند وکالتی به اسناد رسمی اشاره دارد که به نام یک فرد یا چند نفر دیگر به عنوان وکیل فروشنده اصلی ثبت می‌شود. در شرایطی مثل بیماری یا فوت، افراد ممکن است وکالت برخی از معاملات را بر عهده بگیرند.

در این حالت‌ها، ثبت وکالت به صورت رسمی و در دفاتر ثبت مربوطه ضروری است تا برای سایر افراد اعتبار داشته باشد.

اگر افرادی با جعل اسناد به معاملات غیرقانونی پرداخته و اقدام به کلاهبرداری کنند، می‌توانید با راهنمایی مسائل حقوقی، از طریق شکایت، به پیگیری حقوقی در برابر آن‌ها بپردازید.

تعریف سند وکالتی:

اگر فردی فوت کرده یا مریض باشند افراد میتوانند به عنوان وکیل فروشنده اصلی وکالت را به عهده بگیرند.

سند ملکی معارض

در صورتی که برای یک ملک خاص، دو سند رسمی با نام‌ها و تاریخ‌های مختلف صادر شده باشند و حدود و مقررات هر یک از این اسناد برای ملک را تعیین کرده باشند، این دو سند به عنوان سند معارض شناخته می‌شوند.

با توجه به تبصره ماده ۵ لایحه قانونی در خصوص اشتباهات ثبتی و اسناد مالکیت متناقض، دادگاه پس از انجام بررسی‌های لازم، حکم ابطال یکی از دو سند را صادر می‌کند؛ زیرا ممکن است تعرض در مالکیت ملک مورد نظر به وجود آمده باشد.

بیشتر بخوانید: 11 اشتباه رایج خرید ملک | روش های راهبردی

تعریف سند معارض:

 زمانی که دو سند با نام و تاریخ های مختلف صادر شد دادگاه بعداز بررسی یکی از 2 سند را باطل میکند

سند بنجاق

در دورانی که سیستم ثبت اسناد به صورت الکترونیکی و یکپارچه فراهم نبود، افراد برای تأیید توافقات خود، قراردادهای خصوصی را نوشته و آن را به علمای معتبر و افرادی با اعتبار در جامعه مراجعه می‌کردند. این قراردادها با مهر و امضای افراد مذکور، اعتبار می‌یافتند و به عنوان اسناد بنچاق شناخته می‌شدند.

هر چند امروزه این نوع اسناد بنچاق متداول نیستند، اما پس از تأیید صحت توسط مراجع قانونی، همچنان اعتبار حقوقی خود را حفظ کرده‌اند. تغییرات تکنولوژیک با ورود الکترونیک ، زمینه‌ی ثبت اسناد را تغییر داده است اما تأثیر این اسناد در گذشته، نشانگر نقش آن‌ها در تاریخ حقوقی جامعه می‌باشد.

سند شورایی

نوع دیگری از اسناد در کشور ما، سند شورایی است. این نوع سند، توسط شورای محلی یک منطقه صادر می‌شود و با مهر آن شورا تأیید می‌شود. این سند به دلیل خصوصیات عادی‌اش، اعتبار سند رسمی را ندارد و برای تبدیل به یک سند رسمی، نیاز به طی مراحل متعدد در اداره‌های ثبت اسناد دارد. این فرآیند مستلزم انجام مراحل زیادی است تا سند شورایی به سند رسمی تبدیل شود. به علت ماهیت عادی این سند، برای کسب اعتبار رسمی نیازمند فرآیندهای پیچیده‌تر در سازمان‌های ثبت اسناد است.

تعریف سند شورایی:

این سند توسط شورای محلی با مهر شورای محل صادر میشود

سند ملکی رهنی

در مواقعی که افراد تصمیم به خرید خانه با استفاده از وام بانکی دارند، سند ملک به عنوان یک ضمانت برای معامله در اختیار بانک قرار می‌گیرد. این فرآیند باعث می‌شود سند به مدتی در رهن بانک باقی بماند و این موضوع نیز در خود سند تعبیه گردد.

استفاده از اصطلاح “رهن سند” در اینجا نشانگر انتقال موقت مالکیت سند به بانک نیست؛ بلکه به این معناست که سند تا زمان پرداخت وام به بانک در اختیار بانک باقی می‌ماند. پس از تسویه وام، سند به خریدار تحویل داده می‌شود.

در صورت عدم توانایی در پرداخت به موقع اقساط وام، بانک به عنوان دارنده سند، حق دارد ملک را تصاحب کند.

تعریف سند ملکی رهنی:

اگر با استفاده از وام بانکی تمایل به خرید ملک داشته باشید تا زمان تسویه وام سند در اختیار بانک میباشد و در صورت عدم تسویه بانک میتواند ملک را تصاحب کند.

سوالات متداول

سوال 1: چه اطلاعاتی درباره‌ی سند مشاع ارائه شده است؟

پاسخ: سند مشاع یک نوع سند رسمی در ایران است که مرتبط با ملک‌هایی است که توسط چند مالک به اشتراک گذاشته شده‌اند. هر مالک بخشی از ملک را صاحب می‌شود و سند مشاع به عنوان اسنادی استفاده می‌شود که حقوق و مسئولیت‌های مختلف مالکان را تعیین می‌کند.

سوال 2: چرا سند شش دانگ به این نام خوانده می‌شود؟

پاسخ: سند شش دانگ به معنای “شش جهت” است و به سندی اطلاق می‌شود که در آن شمال، جنوب، شرق، غرب، بالا و پایین به صورت دقیق مشخص شده باشند. این نام به دلیل نشان دادن شش جهت یا جانب مختلف اطلاعات ملک، از جمله موقعیت جغرافیایی آن، انتخاب شده است.

سوال 3: سند مفروز چه ویژگی‌هایی دارد؟

پاسخ: سند مفروز به سندی اطلاق می‌شود که نشان‌دهنده جداکردن سهم یک فرد از یک ملک مشاع است. این سند نشان می‌دهد که یکی از شرکاء تصمیم به جداکردن سهم خود در یک زمین مشاع گرفته است.

سوال 4: چرا سند تک برگ مزیت‌های خود را نسبت به سندهای قدیمی‌تر دارد؟

پاسخ: سند تک برگ یک نوع سند رسمی است که به صورت الکترونیکی تهیه و تایید می‌شود. مقایسه با سندهای قدیمی‌تر، این سند دارای اصالت بالا و خوانا بودن بیشتری است. همچنین، به دلیل تک برگ بودن، نگه‌داری و مدیریت آن نسبت به سندهای چند صفحه‌ای ساده‌تر است.

سوال 5: چرا سند وقفی نیاز به اجازه اداره اوقاف دارد؟

پاسخ: سند وقفی به ملکی اشاره دارد که صاحبان آن، آن را به عنوان وقف اختصاص داده‌اند. به دلیل اهمیت اجتماعی و دینی این نوع املاک، خرید و فروش آن‌ها بدون اجازه اداره اوقاف ممنوع است.

سوال 6:چرا سند تفکیک شده پیچیده‌تر از سایر سندها است؟

پاسخ:سند تفکیک شده نشان‌دهنده تقسیم یک ملک مشاع بین چند نفر است و فرآیند جداکردن سهم‌ها می‌تواند پیچیده باشد. این سند حاوی مسائل حقوقی متعددی است که نیازمند رعایت دقیق قوانین ثبتی و توافقات میان شرکاء است.

سوال 7: چرا سند منگوله‌دار به این نام مشهور است؟

پاسخ: سند منگوله‌دار به عنوان سندی شناخته می‌شود که دارای یک منگوله یا مهر است. این منگوله توسط اداره ثبت اسناد بر روی سند قرار می‌گیرد و به عنوان نشانه‌ای از تایید رسمی سند و اطمینان از اعتبار آن عمل می‌کند.

سوال 8: چگونه سند رهن بانکی تأثیر می‌گذارد؟

پاسخ: در مواقعی که افراد از وام بانکی برای خرید ملک استفاده می‌کنند، سند به عنوان ضمانت به بانک رهن می‌شود. این به معنای انتقال موقت مالکیت سند به بانک نیست؛ بلکه نشان‌دهنده این است که سند تا زمان پرداخت وام به بانک، در اختیار بانک باقی می‌ماند. پس از تسویه وام، سند به خریدار تحویل داده می‌شود.